Skip to main content

​
Các vấn đề của Chip

Trang này mô tả đầy đủ các tình huống liên quan đến chip khi phát sinh sự cố hoặc trả hàng trong vòng đời ký gửi (xem Nhập - Xuất (Ký gửi)). Mục tiêu là thống nhất ai thực hiện, điều kiện chuyển trạng thái, và cách ghi nhận trên hệ thống.

​
Trạng thái liên quan (tóm tắt)

​
Quy tắc chung về người thực hiện

  • Người có quyền cập nhật trạng thái trong các luồng dưới đây là Admin.
  • Clinic là bên phát sinh/đề xuất xử lý, nhưng thao tác đổi trạng thái trên hệ thống được ghi nhận bởi Admin để đảm bảo đối soát tập trung.

​
Problem by Clinic

Bối cảnh: Sự cố hỏng/mất phát sinh khi chip đang nằm trong phạm vi Clinic. Điều kiện chuyển trạng thái:
  • Chỉ chip đang ở In-Clinic mới được chuyển sang Problem by Clinic.
Người thực hiện: Admin Cập nhật trên hệ thống:
  • Admin cập nhật trạng thái chip từ In-Clinic sang Problem by Clinic.
  • Bắt buộc ghi lý do (mô tả ngắn, có thể kèm mã biên bản/phiếu nếu có) để phục vụ audit và truy vết SN No..
Hướng xử lý ngoài hệ thống:
  • Trường hợp mất/hỏng do Clinic, phần bồi thường tiền là nghiệp vụ ngoài hệ thống (hợp đồng, kế toán, công nợ).

​
Returned (Đổi/Trả chip về kho tổng)

Bối cảnh: Clinic trả lại chip chưa sử dụng về kho tổng Tomotek. Đây là luồng vận hành bình thường, không phải nhóm “chip có vấn đề”. Điều kiện chuyển trạng thái:
  • Chỉ chip đang ở In-Clinic mới được chuyển sang Returned.
  • Chip hỏng/mất không đi luồng Returned; phải dùng trạng thái Problem by ... phù hợp.
Người thực hiện: Admin Cập nhật trên hệ thống:
  • Admin thực hiện nhập trả và cập nhật trạng thái từ In-Clinic sang Returned.
  • Ghi nhận thông tin bàn giao/đối soát theo phiếu trả để đảm bảo khớp tồn kho.
Hướng xử lý:
  • Cho phép đổi/trả theo quy ước vận hành giữa Tomotek và Clinic khi còn cơ sở bàn giao vật lý/đối soát được.

​
Problem by TMT

Bối cảnh: Hỏng/mất xảy ra trong các khâu Tomotek quản lý (nhận, lưu kho, kiểm đếm, bàn giao nội bộ…). Điều kiện chuyển trạng thái:
  • Chip đang thuộc kho/phạm vi quản lý Tomotek, thường ở Available hoặc Returned.
Người thực hiện: Admin Cập nhật trên hệ thống:
  • Admin cập nhật sang Problem by TMT và ghi rõ lý do.
  • Chip đã vào Problem by TMT không được quay lại luồng xuất hoặc kích hoạt.
Hướng xử lý:
  • Rà soát nội bộ quy trình và trách nhiệm bộ phận để giảm tái diễn.
  • Nếu phát hiện nguyên nhân gốc từ lô hàng nhà máy, có thể liên kết đối soát với nhóm Problem by Factory (nghiệp vụ với Nhà máy vẫn thực hiện theo hợp đồng; hệ thống giữ dấu vết trạng thái và lý do).

​
Problem by Factory

Bối cảnh: Hỏng/mất hoặc sai lệch gắn với nguồn Nhà máy (lô hàng, chất lượng sản phẩm, packing list…). Điều kiện chuyển trạng thái:
  • Có cơ sở đối soát/biên bản xác nhận nguyên nhân từ Nhà máy (lỗi lô, sai lệch dữ liệu, chất lượng…).
Người thực hiện: Admin Cập nhật trên hệ thống:
  • Admin cập nhật chip (hoặc tập chip theo lô) sang Problem by Factory kèm lý do và thông tin tham chiếu đối soát.
Hướng xử lý:
  • Đối soát và xử lý theo hợp đồng/thỏa thuận với Nhà máy (đổi lô, bồi hoàn…); phần tiền và cam kết pháp lý ngoài phạm vi mô-đun quản lý chip nếu không được mở rộng thiết kế.

​
Nguyên tắc ghi nhận trên hệ thống

  • Mọi chuyển trạng thái trong các luồng trên do Admin thực hiện.
  • Mỗi chip sự cố phải có trạng thái đúng nhóm (Problem by Clinic / Problem by TMT / Problem by Factory) và lý do bắt buộc để audit và báo cáo nhất quán.
  • Bồi thường tiền (đặc biệt khi mất tại Clinic) không thay thế bước cập nhật trạng thái chip: sổ sách vật tư và tiền tệ là hai lớp nghiệp vụ; hệ thống chip ưu tiên đúng số lượng và vòng đời từng SN No..
  • Không xóa bản ghi chip để “làm sạch” sự cố; chỉ chuyển trạng thái và ghi nhận lý do, phù hợp quy tắc tại Nhập - Xuất.