Skip to main content

​
Nhập - Xuất và quản lý vòng đời Chip định danh

Tài liệu này mô tả cách Tomotek quản lý toàn bộ vòng đời chip định danh, từ lúc nhập kho từ Nhà máy, lưu kho tại Tomotek, phân phối ký gửi tới Clinic, đến khi chip được kích hoạt trên thú cưng. Hệ thống quản lý theo Serial Number (S/N) duy nhất cho từng chip; nhập hàng loạt qua file Excel (mỗi dòng một chip). Xuất ký gửi theo đợt, với số lượng do Admin nhập cho từng Clinic; bên kho sẽ quét barcode để xác định chip cụ thể xuất cho mỗi Clinic.

​
Quy ước quản lý

​
Thuộc tính chip trên file Excel

Mỗi chip được ghi nhận với các trường sau (khớp cột file nhập):
  • Model: Loại/model chip.
  • ID: Mã định danh theo dữ liệu nhà máy (nếu có).
  • SN No.: Serial number duy nhất của kim chip.
  • Expiry Date: Ngày hết hạn.

​
Trạng thái chip (Status lifecycle)

​
Trùng lặp khi nhập

  • Hiện tượng trùng lặp khi nhập là KHÔNG CÓ. Do đó, chúng ta sẽ không có Case trùng lặp trong nghiệp vụ này.
  • Lý do: Do bên nhà máy đã phải check trùng lặp trước khi xuất xưởng

​
Quy trình nhập kho (Nhà máy đến TOMOTEK)

​
Dữ liệu đầu vào

Nhập hàng loạt qua file Excel, các cột bắt buộc ví dụ:

​
Logic xử lý

  1. Hệ thống đọc file và đếm tổng số chip.
  2. Tạo mới chip hợp lệ với trạng thái Available.

​
Quy trình xuất kho ký gửi (TOMOTEK đến Clinic)

[!NOTE] Mô hình là ký gửi vật tư. Hệ thống này không quản lý đơn giá nhập/xuất và công nợ chip. Quy trình xuất được đơn giản hóa: bên kho tự quyết định chip nào sẽ xuất bằng cách sử dụng máy quét barcode để quét từng chip, thay vì hệ thống tự động sinh danh sách.

​
Nguồn tạo đợt xuất

Đợt xuất ký gửi có thể được tạo từ hai nguồn:
  1. Thủ công (Push): Admin tự chọn Clinic và nhập số lượng cần ký gửi theo kế hoạch/bàn giao.
  2. Từ yêu cầu của Clinic (Pull): Admin chọn các yêu cầu Approved để tự động tạo đợt xuất với số lượng bất biến theo nhu cầu thực tế của Clinic.

​
Trạng thái đơn xuất ký gửi (Export Order Status - per Clinic)

Mỗi Clinic trong đợt xuất có một đơn xuất ký gửi với trạng thái riêng để theo dõi tiến độ:

​
Tạo đợt phân bổ và chọn Clinic

Admin tạo một đợt xuất ký gửi hàng loạt và chọn nguồn tạo:
  • Thủ công: Chọn danh sách các Clinic nhận ký gửi trong đợt đó (cơ chế Push theo kế hoạch/bàn giao).
  • Từ yêu cầu: Chọn các yêu cầu Approved từ Clinic (cơ chế Pull theo nhu cầu thực tế).

​
Nhập số lượng ký gửi cho từng Clinic

  • Trường hợp thủ công: Sau khi chọn danh sách Clinic, Admin nhập số lượng chip cần ký gửi cho từng Clinic (không bắt buộc bội số của 5).
  • Trường hợp từ yêu cầu: Hệ thống tự động điền Clinic và số lượng bất biến (không thể chỉnh sửa), phải khớp với số lượng đã duyệt trong yêu cầu.

​
Kiểm tra ràng buộc trước khi tiếp tục

  • Tổng nhu cầu các Clinic không vượt quá tồn chip Available.
  • Chỉ chip Available được gán vào đợt; chip thuộc các trạng thái Problem by ... không được xuất.

​
Quét chip xuất kho theo từng Clinic

Sau khi nhấn Tiếp tục, hệ thống hiển thị dialog quét chip cho từng Clinic. Với mỗi Clinic:
  • Hiển thị tiến độ: Số chip đã quét / Tổng số lượng yêu cầu (ví dụ: 3/10).
  • Quét barcode: Nhân viên kho sử dụng máy quét barcode để quét từng chip (SN No.).
  • Ghi nhận ngay lập tức: Mỗi lần quét thành công:
    • Hệ thống thêm một hàng vào bảng danh sách chip gửi đi.
    • Số lượng đã quét tăng +1.
    • Chip chuyển trạng thái từ Available sang Sending-to-Clinic.
    • Đơn xuất cập nhật trạng thái sang Scanning.
  • Xóa chip đã quét: Trong quá trình quét, nhân viên kho có thể xóa chip đã quét:
    • Cách thực hiện: Nhấn nút [Xóa] cạnh mỗi hàng trong bảng danh sách chip.
    • Khi xóa thành công:
      • Chip bị xóa khỏi bảng danh sách.
      • Số lượng đã quét giảm -1.
      • Chip quay lại trạng thái Available (để có thể quét lại).
      • Đơn xuất có thể quay lại Scanning nếu số lượng đã quét < số lượng yêu cầu.
    • Ràng buộc: Chỉ được xóa khi đơn xuất chưa bàn giao cho Clinic (Pending Scan hoặc Scanning).
  • Kiểm tra hợp lệ: Hệ thống chỉ chấp nhận chip Available; chip đã quét trước đó hoặc chip Problem by ... sẽ bị từ chối với thông báo lỗi.
  • Hoàn thành Clinic: Khi quét đủ số lượng, hệ thống:
    • Tự động khóa danh sách của Clinic đó.
    • Cập nhật đơn xuất sang Completed.
    • Cho phép chuyển sang dialog của Clinic tiếp theo.
  • Sinh phiếu xuất: Sau khi hoàn tất tất cả Clinic, hệ thống sinh phiếu xuất kho ký gửi cho từng Clinic (danh sách SN No. in/đính kèm phiếu giao).

​
Hoàn tất đợt xuất và bàn giao

  • Khi tất cả Clinic đã quét đủ, hệ thống tự động cập nhật đợt xuất sang Ready to Ship.
  • Sau khi bàn giao cho Shipper, Admin cập nhật sang Delivering.
  • Clinic nhận chip và tiến hành Quét Barcode để đối soát:
    • Nhận đủ: Clinic quét đủ mã vạch → đơn xuất chuyển sang Completed.
    • Nhận thiếu: Clinic quét không đủ, nhấn kết thúc phiên nhận → đơn xuất chuyển sang Partially Received. Những chip quét thành công sẽ là In-Clinic, những chip rớt lại sẽ thành Problem by TMT (do Shipper làm mất).

​
Quy trình yêu cầu nhận ký gửi từ Clinic

[!NOTE] Clinic có thể chủ động tạo yêu cầu nhận chip ký gửi để gửi thông tin đến kho tổng về số lượng chip cần bổ sung.

​
Tạo yêu cầu

  • Clinic vào màn hình Quản lý tồn kho và nhấn [Tạo yêu cầu nhận chip].
  • Nhập thông tin: Số lượng, lý do, ghi chú, ngày mong nhận.
  • Hệ thống kiểm tra: Clinic chỉ có thể có một yêu cầu pending tại một thời điểm.

​
Admin xử lý yêu cầu

  • Admin xem danh sách yêu cầu và chọn xử lý:
    • Duyệt: Xác nhận số lượng (có thể điều chỉnh) → Approved.
    • Từ chối: Nhập lý do → Rejected.
    • Đưa vào đợt xuất: Chọn hoặc tạo đợt xuất, số lượng bất biến → In Export Round.

​
Theo dõi và hoàn tất

  • Clinic theo dõi trạng thái yêu cầu trong danh sách.
  • Khi warehouse quét đủ chip và Clinic nhận đủ → yêu cầu chuyển sang Fulfilled.

​
Quản lý tại Clinic (Activation & Loss)

​
Nhận chip từ TMT (Quét Barcode)

Khi Clinic nhận được thùng chip từ Shipper (trạng thái Delivering), Clinic tiến hành:
  1. Quét Barcode Đầu Vào: Sử dụng súng quét hoặc Camera để quét từng mã SN No. trên thân chip.
  2. Cập nhật Realtime: Mỗi khi quét trúng một chip, chip đó lập tức chuyển từ Sending-to-Clinic sang In-Clinic và có thể đem ra tiêm ngay cho khách.
  3. Kết thúc đối soát: Khi quét xong, Clinic bấm nút “Hoàn tất nhận hàng”.
    • Nếu nhận đủ: Đơn xuất chuyển sang Completed.
    • Nếu nhận thiếu: Đơn xuất chuyển sang Partially Received. Những chip chưa được quét sẽ bị hệ thống tự động đánh dấu là Problem by TMT (với ghi chú: Mất trên đường vận chuyển do Shipper). Clinic KHÔNG CẦN CHỜ TMT gửi bù để được sử dụng những chip đã quét thành công.

​
Kích hoạt chip khi định danh thành công

Khi Clinic hoàn tất quy trình định danh (US-CLI-02), chip tự động chuyển sang Activated và ghi nhận ID thú cưng, ngày kích hoạt.

​
Cập nhật mất/hỏng tại Clinic

Khi phát sinh sự cố, Clinic hoặc Admin cập nhật trạng thái chip sang Problem by Clinic. Chip sẽ bị loại khỏi danh sách khả dụng.

​
Yêu cầu trả chip về kho tổng

Với chip chưa sử dụng cần trả lại, Clinic tạo yêu cầu trả chip. Hệ thống cập nhật trạng thái từ In-Clinic sang Returning.

​
TMT nhận chip trả về

Khi TMT nhận được chip trả về từ Clinic (thông qua Return Order), TMT kiểm tra và cập nhật trạng thái đơn trả thành Completed, đồng thời xử lý từng chip:
  • Nếu chip nguyên vẹn (còn mới): chuyển từ Returning về lại Available để có thể xuất cho Clinic khác.
  • Nếu chip hỏng (rách bao bì, lỗi): chuyển từ Returning sang Problem by Clinic.

​
Báo cáo và đối soát

​
Quy tắc nghiệp vụ bắt buộc

[!WARNING] Các quy tắc dưới đây là bắt buộc để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
  • Không xóa chip, để luôn có dữ liệu đối soát.
  • Một Serial Number chỉ được kích hoạt cho một thú cưng duy nhất.
  • Trạng thái Activated phải được cập nhật tự động khi đơn định danh hoàn tất.
  • Chip ở trạng thái có vấn đề Problem by ... không được đưa vào luồng xuất kho (by TMT/Factory) hoặc kích hoạt (by All).
  • Clinic chỉ có thể có một yêu cầu pending tại một thời điểm.
  • Số lượng trong đợt xuất từ yêu cầu không thể chỉnh sửa khi đã đưa vào đợt xuất.